Lønnskjøring: Alt du trenger å vite (7 enkle tips)

Lønnskjøring er en krevende oppgave, spesielt for de bedriftene som akkurat har fått sine første ansatte. Det er tross alt ikke som i gamledager der en bare kunne rekke ut hånda med lønn for strevet. I dag skal alle lønninger regnskapsføres, og det medfører en rekke utfordringer i henhold til de mange elementene som skal med.

Selve lønnen, feriepenger, sykepenger, pensjonssparing, og arbeidsgiveravgift, skal blant annet regnskapsføres. Enda mer utfordrende blir det selvfølgelig når en ikke har timelønnede, men ansatte som jobber på provisjon for eksempel. Hva med ansatte som legger ut? Her er det mye å tenke over.

I dette neste tiåret handler mye om å automatisere det som kan automatiseres. Regnskap og lønnskjøring har unektelig opplevd mye automatisering, noe som er positivt for deg som ønsker en enklere jobb. Tross automatiseringen anbefales det allikevel fortsatt å benytte seg av en regnskapsfører for å oppnå optimale resultater.

Men uansett om du skal gjøre lønnskjøring på egenhånd, eller sette det ut til en regnskapsfører, så kommer de samme utfordringene. Derfor er det viktig å tenke over hvordan en kan gjøre hele prosessen med lønnskjøring enklere for sin bedrift. På bakgrunn av dette har vi notert ned 7 tips til enklere lønnskjøring.

Tilbud på hjelp til lønnskjøring

Ett av våre beste tips, som du vil se nedenfor, er å få hjelp til lønnskjøring av en regnskapsfører. Det er dessverre ikke alltid så enkelt å finne en god regnskapsfører. Fyller du ut skjemaet her på siden gjør du derimot letejakten mye enklere. Du vil nemlig her kunne motta 3 gratis og uforpliktende tilbud på regnskapsførere.

Alt du trenger å gjøre er å fylle i skjemaet med informasjon slik som selskapsform og området du opererer i. Da vil du i løpet av kort tid motta e-poster fra dyktige regnskapsførere i nærområdet. Merk derimot at tilbudene både er gratis og uforpliktende, slik at du får en helt risikofri oversikt over hvilke alternativer du har.

1. Bruk et regnskapssystem

Dersom du skal gjøre lønnskjøring på egenhånd, noe mange gjør i oppstarten, så er det helt essensielt å benytte et regnskapssystem. Enkelte viker unna disse, da det tross alt er en kostnad. Lønnskjøring kommer gjerne også i form av en ekstra modul på toppen av selve regnskapssystemet, slik at det blir enda litt dyrere.

Derimot er dette anbefalt for god oversikt og integrasjon med systemene. Det er tross alt mye å tenke over i forhold til lønnskjøring, slik som nevnt ovenfor. Skal en koordinere ting som feriepenger, pensjon, og sykepenger, på toppen av selve lønnen, så blir det fort mye prosentregning. Automatisering av disse oppgavene er tross alt mye bedre.

Et regnskapssystem koster vanligvis et par tusen kroner i året. Der det finnes noen gratisløsninger, så er gjerne disse veldig begrenset. Det samme gjelder selvfølgelig mulighetene for å føre regnskapet i for eksempel Excel. Investeringen i et regnskapssystem er derfor å anbefale, da dette utelukkende sparer deg penger i form av tidsbruk.

Samtidig skal du huske på at lønnskjøring oftest dukker opp som en egen modul, og at denne sjeldent er inkludert i årsabonnementet hos regnskapssystemet. Her skal du mest sannsynlig budsjettere inn en ekstra tusenlapp per år, noe avhengig av hvor mange ansatte og hvilket system du benytter naturligvis. Det vil uansett i de fleste tilfeller være mer enn verdt det.

2. Send A-melding direkte i systemet

A-melding er en viktig del av lønnskjøring og det å ha en ansatt. Denne forteller staten om hvem som jobber for deg, hva de jobber som, og hva de tjener. Du er påkrevd å sende inn A-melding hver eneste måned, da for måneden som var. Gjør du ikke dette, så vil du måtte betale inn tvangsmulkt for dette.

For å unngå at du leverer etter fristen, eller at det for den saks skyld blir feil i A-meldingen, så kan du levere denne rett i systemet ditt med lønnskjøring. De fleste regnskapssystemer har nemlig integrering ut mot Altinn. På den måten vil systemet samle all informasjon fra lønnskjøring og sette det direkte i A-melding, slik at du slipper å fylle ut noe ekstra.

Det er selvfølgelig mulig å gå inn i Altinn på egenhånd for å fylle ut A-meldingen, men dette oppleves nok av de aller fleste som en ganske slitsom oppgave. Dersom du har flere ansatte, så blir tidsbruken her ganske så stor. Automatisering og direkte fylling av skjemaene fra ditt regnskapssystem er derfor naturligvis å foretrekke.

3. Registrer faste lønnslinjer

Faste lønnslinjer under din lønnskjøring vil si at regnskapssystemet gjenkjenner hvordan den ansatte blir betalt lønn. Kanskje har den ansatte en fast stilling 100 % og tjener 200 kr i timen. Uten noen form for bonuser eller lignende, så er da lønnen ganske så forutsigbar til hver måned, slik at du bare kan legge denne inn automatisk.

Dersom bedriften har mange ansatte, så er dette spesielt nyttig. Systemet vil også kunne la deg gjøre endringer i de faste lønnslinjene, slik at du ikke skal bekymre deg for at disse er fastlåste på noen måte. Automatisering er absolutt en nøkkel for enklere lønnskjøring i 2020, og faste lønnslinjer er en viktig del av nettopp dette.

Din første lønnskjøring for en ansatt i et regnskapssystem vil alltid kreve litt hard tenking og fylling av informasjon. Så snart du har ført inn skattetrekk, timer, avtalte feriepenger, og lignende, så blir oppgaven derimot veldig enkel etter hvert. Jo flere ansatte du har i bedriften, jo mer nyttig blir en funksjon slik som faste lønnslinjer for en enkel lønnskjøring.

4. Mobilapplikasjon for timeføring, reiseregninger, og mer

Det er ikke alltid tilfelle at lønnskjøring er så rett frem. Mange jobber til samme lønn hver eneste måned i flere tiår. På den andre siden er det enkelte som jobber til forskjellige timer, skal reise i jobb, og trenger dekking av kost og losji. Da er det nyttig om den ansatte får tilgang til en mobilapplikasjon som fullfører disse oppgavene og automatisk integreres med regnskapssystemet.

Disse finnes det flere av i dag, og de er meget nyttige med tanke på hvor enkle de er. Den ansatte trenger ikke gjøre mer stort enn å ta bilder av kvitteringene og legge til en liten forklaring på kostnader. Dessuten kan den ansatte enkelt fører timer rett i applikasjonen. Dette gjør jobben enklere for alle parter, og når det er tid for lønnskjøring er all informasjon allerede samlet.

Alternativet vil for eksempel være at den ansatte kommuniserer all informasjonen til deg, før du fører det inn i regnskapet. Dette ville tappet deg for unødvendig mye tid. Samtidig kunne det vært en mulighet for at den ansatte fikk tilgang til regnskapssystemene, men da risikerer du naturligvis alltid at de gjør en feil, eller at konfidensiell informasjon om lønn til andre ansatte lekkes.

5. Hold deg oppdatert om myndighetenes retningslinjer

Fra tid til annen endrer myndighetenes retningslinjer seg. Det er derfor lurt å investere i kunnskap rundt reglementet som gjelder for lønnskjøring. Kanskje føles ikke dette like relevant om en setter ut lønnskjøring til en regnskapsfører, men det kan fortsatt være en god ide å sette seg inn i dette når en driver en bedrift.

Holder du deg oppdatert, for eksempel i situasjoner der reglementet endres betraktelig, så kan du spare mange hodepiner og potensielt mange kroner. Et tips kan være å dra på kurs og seminarer, eller muligens bare lære av den regnskapsføreren du benytter i ditt firma. Selv når de utfører jobben, så er det lurt å tilegne seg kunnskap.

Staten er tross alt ganske nådeløs som kreditor. Dersom fristen for innbetaling av arbeidsgiveravgift fra din forrige lønnskjøring for eksempel skulle endre seg, så er det ditt ansvar å finne ut av dette. Som så mye annet i staten, så vil en sjeldent opplyses konkret og tilstrekkelig. En må derfor alltid være obs på dette ansvaret for å holdes oppdatert.

6. Benytt en regnskapsfører

Som nevnt er det beste alternativet å benytte seg av en regnskapsfører til lønnskjøring. For selv om regnskapssystemene gjør lønnskjøringen enklere, så kan den fort bli veldig kompleks for mange bedrifter. Det skal ikke mange ansatte eller mange avvik fra det normale til før en klør seg i hodet over frustrasjon og ikke får til det som skulle være så enkelt.

En regnskapsfører har god erfaring med lønnskjøring og hvordan dette skal føres i regnskapet. I stedet for at du knoter med et problem i flere timer, så kan de potensielt få samme problemet unna på en halvtimes tid. Dette vil oppleves som en kostnad i det korte løp, men realiteten er at dette muligens er det beste tipset for en enklere og ikke minst rimeligere lønnskjøring.

Regnskapsførere tar gjerne et sted mellom 800 kr og 1,400 kr i timen for sine tjenester. Tar en utgangspunkt i at de bruker et par timer på lønnskjøring i måneden, så koster det deg altså et par tusenlapper. Dersom du gjør lønnskjøring selv og knoter med det, så er sjansene store for at du taper langt mer enn et par tusenlapper, med tanke på hva du kunne tjent med fokus på bedriften.

Du bør også ta høyde for potensielle feil som kunne kostet deg utover tidsbruken. For mye utbetalt i lønn eller bonuser, sene innleveringer som fører til tvangsmulkt, misfornøyde ansatte, og mye mer kan oppstå. Til syvende og sist forstår de fleste bedrifter i vekst at det å benytte seg av en regnskapsfører til lønnskjøring er det beste alternativet.

7. Velg et system med integrasjoner

Uansett om du gjør lønnskjøringen selv eller benytter en regnskapsfører, så er det lurt å velge et system med de fleste integrasjoner. Dette vil gjøre lønnskjøring og de oppgaver som hører med mye enklere for deg. Integrasjoner ut mot blant annet Altinn og Skatteetaten er helt essensielle, da skattetrekk og A-melding blant annet skal føres her.

Samtidig vil tidligere nevnte integrasjoner med mobilapper også være veldig nyttige. Driver du et selskap med mange reisende selgere for eksempel, så kan timeføring, reiseregninger, og kost og losji være utfordrende å føre. Gjennom en mobilapp vil den ansatte derimot kunne føre dette i løpet av kort tid, og informasjonen går direkte inn i ditt system!

Integrasjoner og automatikk generelt sett vil bli viktigere og viktigere for en enkel lønnskjøring. Du sparer mye tid og hodepiner her, ved at du slipper å fylle ut i det som ofte er ganske så kompliserte skjemaer. Mange bedriftseiere sliter med å i det hele tatt forstå hva halvparten av feltene i skjemaene hos Altinn i det hele tatt snakker om.

Et annet viktig poeng er at integrasjonene og automatiseringen også gjør det enklere og rimeligere å benytte seg av en regnskapsfører. Tidligere ville muligens en regnskapsfører kostet deg mer enn det dobbelte, men med automatiseringen reduseres tidsbruken betraktelig. Integrasjonene sørger også for at du kan gjøre mye enkel jobb på egenhånd.

Opplev enklere lønnskjøring i dag

Med våre 7 tips til enklere lønnskjøring kan du oppleve en bedre prosess allerede i dag. Ingen av tiltakene er spesielt vanskelige å iverksette, og mye av dette kan du tross alt gjøre på egenhånd. Driver du en liten bedrift der muligens bare du er ansatt, så er det for eksempel greit å bruke litt ekstra tid på å lære seg lønnskjøring.

Etter hvert bør derimot målet være å sette ut lønnskjøring til en regnskapsfører, slik at du kan bruke mesteparten av tiden din på det du er god på. Om du er en bedriftsleder som i tillegg driver med salg eller markedsføring på nett, så er det viktig å ikke neglisjere tiden du bør prioritere på å utvikle bedriften din. Innen kort tid bør en av dine investeringer være å sette ut oppgaver som lønnskjøring, spesielt når du får flere ansatte i bedriften.

I tillegg til de 7 tipsene til enklere lønnskjøring i denne artikkelen, så finnes det mange andre gode ideer. Dessuten vil ny teknologi i tiden fremover føre enda bedre løsninger frem i lyset. Det derfor, som nevnt i våre tips, viktig å holde seg oppdatert innenfor lønnskjøring. Dette kan i tiden fremover til og med gi deg en fordel i henhold til dine konkurrenter.